ארגון VS סדר
השבוע הגעתי ״לסגור פינה״ ללקוחה שעובדת במשרד עו״ד, נקרא לה יעל. הדבר הראשון שהיא אמרה לי, היה:״תראי, אני אדם מאד מסודר. את רואה? תסתכלי על השולחן שלי, גם בבית שלי אני ככה אבל, כשאני מחפשת משהו, בפרט בעבודה, לוקח לי שעות למצוא אותו! התייאשתי כבר. מה אני עושה לא בסדר״?ר
השבוע הגעתי ״לסגור פינה״ ללקוחה שעובדת במשרד עו״ד, נקרא לה יעל. הדבר הראשון שהיא אמרה לי, היה:״תראי, אני אדם מאד מסודר. את רואה? תסתכלי על השולחן שלי, גם בבית שלי אני ככה אבל, כשאני מחפשת משהו, בפרט בעבודה, לוקח לי שעות למצוא אותו! התייאשתי כבר. מה אני עושה לא בסדר״?ר
הסתכלתי על השולחן שלה, הוא באמת היה נקי ומסודר, ערמת הניירות היתה אסופה בפינת השולחן, לא היו שם פירורים של עוגיות או כוסות קפה מאתמול. הכל אומנם היה מסודר, אבל בעין מיומנת יכולתי לראות עד כמה חוסר ארגון שלט בסביבת העבודה שלה.ה
סדר וארגון. מה ההבדל?ג
זה אולי המקום להסביר לכם משהו מאד חשוב: יש הבדל עצום בין סדר לארגון.ןסדר הוא משהו זמני. עכשיו מסודר. עוד שעה, אני אזיז כמה דברים, כבר לא יהיה מסודר. ארגון, לעומת זאת קשור לשיטות שמאפשרות לנו להיות יעילים במקום בו אנחנו נמצאים. כן כן, זו לא סיסמא. החיים שלנו עובדים טוב יותר, כשדברים סביבנו מאורגנים.ם
רק כשהתחלתי ״לחקור״ את סביבת העבודה של יעל, גיליתי שהיא שומרת את המידע שלה בכמה מקומות במקביל. פעם היא מתייקת אותו בתיבת המייל, פעם במסמכים. חלק מהקבצים עולים אוטומטית לענן, וחלק מהרעיונות שלה בכלל פזורים על פתקיות צהובות, שהיא מדביקה על המחשב. מעבר לכפילויות שהיא יוצרת, היא מבזבזת המון זמן בשיטוט מקומות האחסון השונים.ם
כשאני מגיעה לחללי העבודה שלכם, אני לא מסתכלת על ״כמה אתם מסודרים״. זה ממש לא מעניין אותי. אני מסתכלת איך הדברים מאורגנים. איפה אתם שומרים את המידע שלכם. כמה זמן לוקח לכם למצוא אותו, אם בכלל איך הוא מחולק, מהי אסטרטגית התיוק שלכם. מהי השיטה שעובדת עבורכם. האם יש זרימת עבודה יעילה, והאם ניתן ״לקצר תהליכים״ בחיפוש אחר המידע.ע
נקי ומסודר - לא בהכרח אומר מאורגן.ן
ומבולגן - לא בהכרח אומר לא מאורגן.ן
ומבולגן - לא בהכרח אומר לא מאורגן.ן
להיות מאורגן, זו לא אובססיה לחיות בסביבה סטרילית ומושלמת, כמו תמונה שלקוחה ממגזין. המטרה מאד פשוטה: לאפשר לנו למצוא את המידע שאנו צריכים, מתי שאנחנו צריכים ולא לבזבז זמן וכסף מיותר בחיפוש אחר מסמך שכבר ייצרנו.ן אחרי כמה שבועות התקשרתי ליעל (כן, אני אני גם ״בודקת״ אתכם אחרי התהליך, לראות שאתם מיישמים). שאלתי אותה מה הדבר הכי חזק שהעבודה שלנו יחד עשתה לה. היא שתפה אותי, שהיא הפסיקה להתנצל מול לקוחות שהיא תחזור אליהם, והיא שולפת את המידע שהם מבקשים ממנה, במהלך השיחה, בלי נבירה ללא תכלית בתיקיות עמוסות.ת
״ארגון הוא התהליך בו אנו יוצרים מרחב שמאפשר לנו לחיות, לעבוד ולהשיג מטרות בייתר קלות״. אם טוב לכם בחלל שיצרתם, ואתם יכולים למצוא את מה שאתם צריכים, ע״מ להשיג את המטרות שלכם, ברגע האמת, אז אתם אנשים מאורגנים!םם
רוצים לעבור שינוי יסודי של ארגון מחדש כדי לפנות זמן לכל מה שחשוב? חושבים שאולי זה מתאים לכם אבל לא בטוחים? רוצים לשמוע איך זה עובד בתכלס? השאירו את הפרטים כאן ואני אחזור אליכם לשיחת ייעוץ בחינם.ם